新聞采編系統是集軟硬件平臺和應用系統于一體的，它為報業信息系統建設提供了一個整體方案，使報社實現了報業生產和管理一體化的第二次技術革命，適應了信息社會高速發展的要求，擴大了新聞信息的采集領域和傳播范圍，加強了新聞信息在社會生產中的地位和作用。
建立新聞采編系統的意義
近年來，在對計算機技術、信息網絡技術的宣傳報道方面，新聞媒體功不可沒，而報社自身的信息化建設、計算機網絡技術的應用特別是在地市級報社還是不盡如人意。電子排版系統的日益普及，大大提高了各新聞單位的出版質量和出版速度，但目前部分地市報社的編采工作仍然停留在紙和筆的年代。這樣的工作方式既增加了工作量，又浪費了人力資源，嚴重影響了出報速度和出報質量，編輯部門的手工工作方式與電腦車間的完全自動化方式形成了鮮明的對比。如何適應信息社會高速發展的需要，擴大新聞信息的采集領域和傳播范圍，如何進一步提高出報質量，保證出報速度，實現編輯部門工作自動化已經提上了議事日程。
新聞采編系統是報社業務發展的技術基礎。一個完整的、規范化的、可控制的工作流程，可使工作人員的工作更加集中在稿件的處理上，從而提高工作效率，為報社擴充報紙內容提供技術保障。新聞采編系統的升級是報社技術進步的前提，是報社業務不斷拓展的技術基礎。一是能夠提高新聞的時效性。采編系統嚴密的稿件流程控制和并行的稿件處理模式大大提高了稿件處理效率，可以推遲截稿的時間，還能夠提高截稿和臨時換稿的可操作性。二是能夠提高稿件的質量。利用新聞采編系統，使得公共資源能夠充分共享。通過靈活的流程設置，更加充分地發揮報社骨干人員的作用，以此提高稿件的質量。三是為報社的內部管理提供了新的管理手段和管理工具。采編系統除了完成稿件的處理流程以外，還擔負了越來越多的管理職能。報社領導可以通過對各個環節的監控掌握工作的進程；通過痕跡保留功能做到文責自負；利用采訪單實現對采訪工作的安排和組織；總編文稿控制用于特殊情況的處理；管理部門簡化了對人員的安排；倒班機制滿足了報社倒班的需要；統計報表為報社領導的決策提供了量化的依據……新聞采編系統同時也是報社的管理工具。
新聞采編系統建設的目標性
根據計算機技術、信息發展的趨勢，結合報社各項工作的需求，報社新聞采編系統建設應以新聞采編、廣告管理、稿件遠程傳輸、報刊照排、資料收集和檢索、電子報紙、辦公以及管理自動化為一體的綜合業務網為目標。這是一個很大的系統工程，可以通過分步實施子系統來進行建設。大致可包括以下幾個子系統：新聞采編系統、廣告管理系統、數字資源管理系統、網上出版系統以及報紙排版軟件。其中，新聞采編系統是報社出版工作的主要生產工具；廣告管理系統是以廣告經營為核心，將廣告的經營、生產、賬務管理、經營決策融為一體的廣告業務管理系統；數字資源管理系統是高性能檢索系統，可以將文字和圖片移植到任何支持它的系統中去，保證了所管理數據的保值，不會在系統更新時造成損失，可以將報社的信息資源加以再利用或者拓展新的業務，使報社的資源能夠在無形中創造新的經濟價值；網上出版系統具有簡易、互動、以用戶為主導的特性，是實現快速構建網站、網上內容管理以及網頁自動發布的高效網上信息出版系統；排版軟件是一個跨媒體的出版平臺，能夠輕松生成跨媒體的文件格式，為跨媒體出版提供豐富而又完整的技術手段，能夠真正實現跨媒體出版的目標。
新聞采編系統的實際應用
新聞采編系統是報社編采流程信息化管理的綜合應用系統，具體應用主要表現在以下幾個方面：一是新聞的采集，包括社內記者采寫的新聞，從新華社電傳稿中選擇稿件，外來投稿、從原有資料庫中檢索等；二是小樣的處理、流轉和審批，包括圖、文稿件入庫，編輯圖、文稿件標題、內容，錄入圖、文稿件的見報版面等，圖、文稿件依報社流程流轉，并進行逐級審批，圖、文稿件進程監控，稿件稿酬的評定和審核等；三是大樣的生產，包括數據庫支持的網絡化排版，排版數據的回寫數據庫，大樣實時監控，大小樣聯動管理，遠程傳版等；四是編采績效考核，包括見報稿件績效參數評定，依報社流程進行逐級審批，績效考核結果的統計匯總，績效考核結果的分析等。