山東省青聯(lián)接待和出訪工作流程規(guī)范

　　一、接待工作流程規(guī)范

　　1.接到外事接待任務(wù)后，詳細(xì)了解來訪團(tuán)組的基本情況，包括團(tuán)員人數(shù)、人員信息、抵離時(shí)間及地點(diǎn)以及飲食習(xí)慣、風(fēng)俗禁忌等。

　　2.根據(jù)外方要求及本省實(shí)際，制定接待方案，并報(bào)請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。

　　3.根據(jù)來訪團(tuán)組層次，如需省領(lǐng)導(dǎo)接見，提前做好請(qǐng)示工作，并確定接待時(shí)間和地點(diǎn)。

　　4. 根據(jù)接待方案，提前完成領(lǐng)導(dǎo)講話、宴請(qǐng)致辭、協(xié)議會(huì)簽、接待手冊(cè)等相關(guān)文字工作，并報(bào)請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱；協(xié)調(diào)相關(guān)單位做好領(lǐng)導(dǎo)邀請(qǐng)、儀式舉行、材料編印、食宿和交通安排、機(jī)構(gòu)拜訪、景點(diǎn)觀光、票務(wù)購(gòu)置、抵離接送等事務(wù)的準(zhǔn)備工作。

　　5.若外賓來訪時(shí)間正值突發(fā)事件發(fā)生的特別時(shí)期，協(xié)調(diào)公安、武警、醫(yī)療、衛(wèi)生等相關(guān)部門做好安全保衛(wèi)及衛(wèi)生防疫等工作。

　　6.做好外事禮品、紀(jì)念品購(gòu)置等準(zhǔn)備工作。

　　7.做好活動(dòng)在傳統(tǒng)媒體和團(tuán)屬網(wǎng)站的宣傳報(bào)道工作。

　　8.來訪團(tuán)組離開前，作好接待經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作。

　　9.接待工作結(jié)束后，對(duì)工作情況進(jìn)行及時(shí)、全面總結(jié)，梳理經(jīng)驗(yàn)，反思不足，并形成書面材料報(bào)送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門。

　　二、出訪工作流程規(guī)范

　　（一）隨團(tuán)出訪工作流程規(guī)范

　　1.根據(jù)組團(tuán)單位通知，將相關(guān)要求形成請(qǐng)示報(bào)送至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱。

　　2.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，草擬出訪人員建議名單，報(bào)請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，確定出訪人員名單。

　　3.按照出訪人員名單，先征求出訪人員所在單位意見，如無意見則通知出訪人員本人，最后將名單報(bào)送至組團(tuán)單位。

　　4.根據(jù)組團(tuán)出訪批件要求，及時(shí)赴省外辦、省臺(tái)辦等相關(guān)單位辦理隨團(tuán)出訪手續(xù)。完成手續(xù)辦理后，將出訪人員護(hù)照、照會(huì)、照片、政審材料、出訪確認(rèn)書、簽證申請(qǐng)表等相關(guān)材料報(bào)送至組團(tuán)單位。

　　5.及時(shí)將組團(tuán)單位所發(fā)學(xué)習(xí)文件及其他相關(guān)材料告知和發(fā)送至隨團(tuán)出訪人員。

　　6.為本單位隨團(tuán)出訪人員準(zhǔn)備好出訪所需外事禮品及紀(jì)念品。

　　7.訪問結(jié)束后，及時(shí)聯(lián)系出訪人員，了解相關(guān)情況，完成出訪信息并發(fā)布至團(tuán)省委、省青聯(lián)網(wǎng)站。

　　（二）組團(tuán)出訪工作流程規(guī)范

　　1.根據(jù)省青聯(lián)全省青年交流計(jì)劃安排，提前2至3個(gè)月制定組團(tuán)出訪方案。

　　2.及時(shí)對(duì)接邀請(qǐng)單位，確定出訪時(shí)間、人員要求、行程安排、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、機(jī)票購(gòu)置等相關(guān)問題。

　　3.根據(jù)出訪方案，結(jié)合邀請(qǐng)方所提要求，確定出訪人員名單，報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。

　　4.收集外方邀請(qǐng)函（原件）、機(jī)構(gòu)情況簡(jiǎn)介及辦理出訪手續(xù)所需的其他材料報(bào)送至出訪審批單位。

　　5.按照出訪時(shí)間，提前完成出訪人員的護(hù)照辦理、簽證審簽等手續(xù)。

　　6.設(shè)計(jì)印制出訪人員名冊(cè)、出訪手冊(cè)、團(tuán)隊(duì)旗幟，統(tǒng)一風(fēng)格、色彩制作出訪人員胸牌、行李簽等標(biāo)示。

　　7.根據(jù)行程安排，提前完成出訪費(fèi)用的收繳、支付及換匯工作。

　　8.根據(jù)出訪時(shí)間，提前做好行前集中培訓(xùn)，進(jìn)一步統(tǒng)一思想、嚴(yán)肅出訪紀(jì)律、明確責(zé)任分工、強(qiáng)調(diào)出訪意義、明確注意事項(xiàng)等。同時(shí)，向團(tuán)員分發(fā)出訪所需的學(xué)習(xí)文件、行程安排、注意事項(xiàng)、外事交流規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)示等必備材料。

　　9. 購(gòu)置外事禮品、紀(jì)念品、常用藥品、應(yīng)急物品等。

　　10.訪問結(jié)束后，及時(shí)完成出訪信息和出訪總結(jié)報(bào)告，將出訪信息發(fā)布至團(tuán)省委、省青聯(lián)網(wǎng)站，出訪總結(jié)報(bào)送至上級(jí)主管部門和業(yè)務(wù)主管部門。